Tässä käytännössä selitetään henkilötietoryhmät, joita voidaan käsitellä Managrio-verkkosivuston ja -palvelun kautta. Rekisterinpitäjää, henkilötietojen käsittelijää ja alikäsittelijöitä koskevien tietojen on vastattava todellista tuotantoympäristöä.
Oikeudellinen palveluntarjoaja ja yhteystiedot julkaistaan oikeudellisissa tiedoissa, ja niiden tulee yksilöidä julkisesta verkkosivustosta vastaava taho. Asiakkaan työtilan käsittelyroolit voivat vaihdella tietojen ja sopimussuhteen mukaan.
Managrio voi käsitellä nimiä, yrityksen sähköpostiosoitteita, tunnistautumistietoja, yrityksen jäsenyyttä, roolitietoja ja tilin turvallisuustapahtumia palvelun tarjoamiseksi ja suojaamiseksi.
Kun yritys yhdistää asiakasviestinnän, Managrio voi käsitellä kyseisen yrityksen puolesta viestien sisältöä, yhteystietoja, liitteitä, tiedustelujen metatietoja, seurantatoimia ja niihin liittyviä toiminnallisia tietoja.
Valittu sisältö voidaan lähettää määritettyihin tekoälypalveluihin analyysien, yhteenvetojen tai luonnosten tuottamista varten. Lopullisessa tietosuojaselosteessa ja henkilötietojen käsittelysopimuksessa tulee yksilöidä asiaankuuluvat palveluntarjoajat, sijainnit ja suojatoimet.
Välttämätön tallennus tukee verkkosivuston keskeisiä toimintoja ja suostumusvalintoja. Valinnaiset analytiikka- tai markkinointiteknologiat ladataan vain vastaavan suostumuksen jälkeen, jos ne on määritetty käyttöön.
Teknisiin ja organisatorisiin valvontatoimiin kuuluvat todennus, roolipohjaiset käyttöoikeudet, organisaatiokohtainen sovelluslogiikka ja rajoitettu pääsy infrastruktuurin määrityksiin.
Säilytysaika riippuu tietoluokasta, yrityksen elinkaaresta, lakisääteisistä velvoitteista ja määritetyistä toiminnallisista tarpeista. Yrityksen sulkemiseen liittyy palautumisaika ennen pysyvää poistamista todellisista yrityksen työtiloista.
Sovellettavan lainsäädännön mukaan yksityishenkilöillä voi olla oikeuksia, kuten oikeus tutustua tietoihin, oikaista ja poistaa niitä, rajoittaa niiden käsittelyä, siirtää ne järjestelmästä toiseen sekä vastustaa käsittelyä. Pyynnöt tulee osoittaa julkaistulle tietosuojayhteyshenkilölle.
Jos tuotantopalveluntarjoajat käsittelevät tietoja ETA-alueen ulkopuolella, lopullisessa tietosuojadokumentaatiossa tulee yksilöidä sovellettava siirtomekanismi ja suojatoimet.
Tätä käytäntöä voidaan päivittää palvelun, palveluntarjoajien tai lakisääteisten vaatimusten muuttuessa. Olennaiset muutokset tulee esittää päivitetyn voimaantulopäivän kanssa, ja tarvittaessa niissä tulee huomioida suostumusten käsittely.
